Las reuniones suelen ser para compartir información mientras que los talleres en UX o Workshops son para resolver un problema o alcanzar un objetivo factible.
Tanto las reuniones como los Workshops tienen diferencias en el propósito, el alcance, la duración, la estructura y el tiempo de preparación.
Reuniones vs talleres o Workshops de equipo de diseño de producto
Las reuniones tienen como objetivo compartir e intercambiar información. Son el lugar en el que se discuten las cosas. Por el contrario, los talleres son el sitio en el que se hacen las cosas puesto que su objetivo es el de resolver problemas.
En las reuniones pueden tratarse diferentes puntos o temas, mientras que en los talleres suelen estar focalizados en un punto, problema o cuestión en concreto.
Tipos de reuniones
Existen diferentes situaciones en las que son necesarias y comunes generar una reunión para intercambiar información, impresiones, etc. No necesariamente, en estas reuniones, se han de tomar decisiones.
- Lanzamiento de proyecto: se trata de una reunión inicial de varios miembros que participan en un proyecto. En este tipo de reunión se discute información clave como objetivos, requerimientos a alto nivel, roles de cada uno de los participantes, definición de informes y puntos de control, etc.
- Standup: consiste en una reunión diaria, de unos 15 minutos, de un equipo para compartir actualizaciones sobre el progreso y los obstáculos o bloqueos en la realización del trabajo diario o tareas.
- Retrospectiva: consiste en debatir entre los componentes del equipo la forma sobre cómo trabajan juntos y proponer ideas para mejorar los procesos del equipo. Debe de realizarse con cierta regularidad, más o menos, 1 vez cada 15 días.
- Liderazgo: líderes de diferentes equipos se reúnen para debatir y discutir sobre el progreso y definir posibles acciones pendientes.
- Reunión del equipo de diseño: los miembros del equipo de diseño de producto, UX, UI, diseñadores visuales, investigadores, etc. se reúnen para compartir trabajo, conocimiento y fuentes de inspiración.
- Revisión: los miembros del equipo de diseño presentan el progreso y reciben comentarios sobre un diseño.
Estructura de una reunión
Casi todas las reuniones deben de disponer de al menos una estructura determinada. No se debería de entrar o convocar participantes en una reunión sin al menos definir los objetivos de la misma y compartir el punto o temas a tratar.
Un ejemplo de estructura para una reunión diaria, Standup o Daily:
- ¿Qué hiciste ayer?
- ¿En qué trabajarás hoy?
- ¿Algún bloqueo u obstáculo?
Un ejemplo de estructura para una reunión individual o One To One:
- ¿Cómo te encuentras?
- ¿Necesitas ayuda con algo?
- ¿Cuáles son tus aspiraciones?
- ¿Quieres comentarme algo directamente?
Planificación y preparación de una reunión
Toda reunión tiene que ser planificada y preparada. Algunos aspectos a tener en cuenta en la fase de planificación y preparación son los siguientes:
- Identificar y documentar el propósito de la reunión.
- Identificar e invitar a los asistentes relevantes.
- Crear una lista de temas a tratar y compartir con los asistentes.
- Reservar el espacio y el tiempo necesario para la reunión.
- Crear una presentación o disponer de acceso a los documentos que se compartirán.
- Levantar un acta de la reunión y compartirla con los asistentes.
Tipos de talleres en UX o diseño de producto
Los talleres son realmente útiles para los equipos de diseño. Son necesarios en aquellas situaciones en las que se requiere la aportación y consenso de diversos componentes del equipo o incluso de otros equipos (Marketing, IT, Negocio, Comercial, ATC, etc.).
Aportan un sentido de la propiedad compartida de un proyecto ya que tiene un carácter puramente colaborativo y práctico. Un taller puede considerarse una técnica o método más en la fase de investigación en diseño de producto.
- Talleres de descubrimiento: los miembros del equipo y otras personas que aglutinan conocimientos clave se juntan para comprender el estado actual del proyecto o producto y crean un consenso para los hitos y planes para un próximo proyecto o un evolutivo del mismo.
- Talleres de empatía: los componentes del equipo se reúnen para comprender las necesidades de los usuarios antes de diseñar una solución.
- Taller de diseño: los componentes del equipo de diseño se reúnen para generar y debatir de una forma rápida un conjunto de ideas desde diferentes puntos de vista o perspectivas.
- Taller de crítica: el objetivo es que todos las personas del equipo colaboren para analizar y mejorar un diseño y que cumpla con los objetivos.
Estructura de un taller o Workshop de diseño
Los talleres o Workshop mal utilizados son una auténtica pérdida de tiempo. Puede darse este hecho porque el objetivo no estaba claro, las actividades a realizar en el taller no tenían sentido o simplemente la actitud de los participantes no era la más idónea.
Si no existe un problema bien definido a resolver, no existe la necesidad real de colaboración y no se ha planificado correctamente el taller, será un fracaso y sentará un precedente para futuros talleres.
En los talleres pueden suceder dos acontecimientos:
- Que los participantes generen muchas ideas y contribuyan activamente sobre el tema en cuestión. Lo que sería un taller divergente.
- Que los participantes identifiquen esas ideas y las dan sentido, priorizándolas y dotándolas de mayor sentido para clasificar cuales son las más apropiadas para la resolución del problema o lograr el objetivo. Lo que sería un taller convergente.
Planificación y preparación de un taller o Workshop
Todos los talleres deben de ser preparados y planificados. Algunos aspectos a tener en cuenta son los siguiente:
- Identificar y documentar el propósito del taller.
- Identificar a los participantes que puedan aportar información relevante durante el taller.
- Identificar a los responsables de la toma de decisiones.
- Informar a los asistentes de la importancia de acudir al taller antes de convocarlos.
- Identificar y definir las actividades a realizar en el taller teniendo en cuenta que estén alineadas con los objetivos.
- Planificar el tiempo para actividad del taller.
- Crear una agenda que recoja el contenido del taller.
- Crear un documento detallado que explique la correcta ejecución de cada tarea en el taller.
- Reservar el tiempo y el espacio adecuado.
- Crear una presentación o disponer de acceso a los documentos que se compartirán.
- Levantar un acta de la reunión y compartirla con los asistentes.
Créditos
La imagen de cabecera es de Unsplash
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